Elektroninio pašto organizavimas OS X Mail įrankių pagalba

Šiais laikais retas kuris apsieina su viena ar net dviem elektroninio pašto dėžutėmis. Turint kelias ar keliolika elektroninio pašto paskyrų, kurių kiekviena sukurta tam tikru tikslu, ilgainiui tampa sudėtinga efektyviai valdyti elektroninių laiškų srautus patenkančius į vieną, visus juos konsoliduojančią aplikaciją.

Elektroninio pašto organizavimo apsaugantys nuo poreikio vėliau rautis plaukus nuo galvos principai yra daugeliui gerai žinomi, tačiau ne visi jų laikosi.

Gera pradžia - pusė darbo

Kurdami elektroninio pašto paskyrą žinokite kokiu tikslu tai darote ir kokių elektroninių laiškų joje tikitės. Jei turite savo domeną - sukurkite papildomus elektroninio pašto paskyros plėtinius (alias), kuriuos naudosite skirtingiems tikslams. Jei savo domeno neturite - sukurkite skirtingas elektroninio pašto paskyras ir į jas patenkančius laiškus automatiškai nukreipkite į vieną iš savo pagrindinių elektroninio pašto dėžučių.

Tarkim turite įsigiję savo domeną manodomenas.lt ir sukūrę elektroninio pašto paskyrą vardas.pavarde@manodomenas.lt. Tačiau elektroninis paštas naudojamas skirtingais tikslais ir nėra reikalo, o gal net teisingiau būtų pasakyti nereikia pagrindinio adreso naudoti visur. Pagrindinis adresas (vardas.pavarde@manodomenas.lt) gali būti naudojamas susirašinėjimui su draugais, kolegomis ir kitais žmonėmis kuriuos asmeniškai pažįstate, ar kai reikalingas oficialiai atrodantis elektroninio pašto adresas. Norėdami, kaip įmanoma ilgiau išsaugoti savo elektroninio pašto „skaistumą“, sukurkite kelis šio elektroninio pašto adreso plėtinius (alias), pavyzdžiui:

• vardas@manodomenas.lt (bendravimui su draugais, kolegomis, pažįstamais ir oficialiam susirašinėjimui)
• saskaitos@manodomenas.lt (dabar dauguma sąskaitų gauname į elektroninį paštą ir šį adresą galite naudoti šiam tikslui)
• prenumeratos@manodomenas.lt (elektroninio pašto adresas skirtas įvairių naujienų prenumeratoms)
• dropbox@manodomenas.lt, facebook@manodomenas.lt ir panašiai - tokius adresus galite sukurti ir naudoti specialiai tam tikroms paslaugoms, taip pasaugodami savo privatumą ir išvengdami didesnės sumaišties jei nutarsite kurios nors iš paslaugų atsisakyti).

Nevertėtų kurti tokių plėtinių kaip siuksles@manodomenas.lt ar slamstas@manodomenas.lt, nes kai reikės tokį elektroninio pašto adresą užrašyti ar pasakyti - galite atsidurti nepatogioje padėtyje arba tiesiog jo nepanaudoti ir tikslas, kuriuo jis buvo sukurtas nebus pasiektas.

Aukščiau pateikiau tik principą, kuriuo vadovaujantis galima pradėti elektroninio pašto srautų organizavimą nuo pat pradžios.

Jei neturite įsigiję domeno ir paslaugos tiekėjas nepalaiko tokios galimybės, tokiu atveju galite sukurti kelias elektroninio pašto paskyras ir į jas patenkančius elektroninio pašto laiškus nukreipti į pagrindinę elektroninio pašto dėžutę. Tačiau kai kuriuos elektroninio pašo tarnybos, pavyzdžiui me.com, outlook.com, yahoo.com - leidžia sukurti elektroninio pašto plėtinius ir tokiu atveju nereikia kurti papildomų pašto dėžučių.

(Gmail nepalaiko elektroninio pašto plėtinių, nebent GMail serveryje saugote savo domeną. Gmail leidžia laiškus adresuoti kitokiu principu, tačiau jis nesuteikia papildomo privatumo ar naudojimo patogumo.)

---

Tiek vienu (turint savo domeną ir sukuriant jo plėtinius), tiek ir kitu (naudojant skirtingas elektroninio pašto dėžutes jų elektroninių laiškų srautą automatiškai nukreipiant į pagrindinį adresą) atveju, elektroninio pašto aplikacijoje nereikia konfigūruoti kiekvienos elektroninio pašto paskyros - užtenka tik pagrindinės (ių), nes jei esate sukūrę plėtinį prenumeratos@manodomenas.lt elektroninio pašto adresui vardas@manodomenas.lt - visi laiškai adresuoti prenumeratos@manodomenas.lt bus matomi pagrindinio elektroninio pašto dėžutėje, nes iš principo tai tas pats elektroninis pašto adresas tik kitaip išreikštas.

Sukurtus elektroninio pašto plėtinius galima bendrinti - nukreipti ne tik į savo, bet ir kitus elektroninio pašto adresus. Pavyzdžiui, saskaitos@manodomenas.lt gali būti bendrai šeimoje naudojamas elektroninis adresas ir jį gaus ir vardas@manodomenas.lt ir zmona@manodomenas.lt elektroninių paskyrų savininkai. Tokiu atveju elektroniniu paštu atsiųstas sąskaitas matys abu (ar jei nurodyta daugiau - tada daugiau) elektroninių paskyrų gavėjų ir ten jau atsirinks kuris už ką moka :).

Daugumoje atvejų, į plėtinius siunčiami laiškai yra vienpusio bendravimo ir jums nereikia siųsti atsakymų iš tų elektroninio pašto adresų, tačiau jei tokia būtinybė yra, galite „Mail“ aplikacijai nurodyti, kad iš tam tikrus elektroninio pašto plėtinius norite naudoti ne tik laiškų gavimui, bet ir jų siuntimui.

Elektroninio pašto srautų organizavimas Mail aplikacijoje

Nepriklausomai nuo to ar naudojate auščiau paminėtą elektroninio pašto adreso lygio organizavimą ar ne - laiškus rekomenduočiau organizuoti ir „Mail“ aplikacijos lygmenyje (tik tai padaryti gali būti daug paprasčiau jei naudojami ir elektroninio pašto plėtiniai ar skirtingu tikslu siunčiamiems laiškams sukurtos nukreipiančios elektroninių pašto adresų dėžutės)

Kaip sutvarkyti elektroninį paštą patenkantį į „Mail“ aplikaciją ar bent jau iš visiškos betvarkės padaryti „organizuotą betvarkę“?

- Taisyklės

„OS X Mail“ turi galimybę organizuoti laiškus ar suteikti jiems tam tikrus išskirtinius požymius taisyklių pagalba.

Pritaikius taisykles gaunamiems laiškams galime juos automatiškai rūšiuoti perkeldami į kitus aplankus, išskirti spalvomis, kas padeda greičiau identifikuoti koks tai laiškas vos pažvelgus į gautų laiškų sąrašą ir atitinkamai reaguoti bei atlikti kitus nurodytus veiksmus (galime net automatiškai atsakyti į tam tikrus laiškus).

Nerašysiu visų galimų variantų, manau, kiekvienas galės taisyklių (rules) galimybes išsiaiškinti pats ir jas pritaikyti bei panaudoti pagal savo individualius poreikius.

Sukurti gaunamiems elektroniniams laiškams taikomas taisykles galite „Mail“ aplikacijoje:

• iš meniu pasirinkę Mail → Preferences ir aktyvavę Rules nustatymų skiltį
• Rules skiltyje paspaudę ant dešinėje lango pusėje esančio Add Rule mygtuko pateksite į taisyklės kūrimo langą, kuriame nurodysite kokius kriterijus turi atitikti laiškai bei kokius veiksmus „Mail“ aplikacija turi su kriterijus atitikusiais atlikti.

A Sąlygų lauke nurodomos sąlygos kurias atitinkantiems elektroninio pašto laiškams bus pritaikyta taisyklė. Nurodant sąlygas galima pasirinkti (A.1) visus (all) ar bet kuriuos (any) nurodytus kriterijus atitinkantiems laiškams pageidaujame taikyti taisyklę (A.2). Pavyzdyje viršuje nurodyta kad jei bent vienas/bet kuris (any) iš nurodytų kriterijų atitiks, t.y. nesvarbu ar laiškas bus adresuotas saskaitos@manodomenas.lt ar jo temos lauke bus žodis „Receipt“ jam bus taikomi veiksmai nurodyti taisyklės kūrimo veiksmų lauke (B). Jei vietoje any pasirinkti all taiyklė būtų pritaikyta tiktais laiškams atsiųstiems saskaitos@manodomenas.lt adresu, kurių temos lauke yra žodis „Receipt“ Papildomos sąlygos įdedamos paspaudus + mygtuką esantį sąlygų lauke. Panaikinama sąlyga paspaudus - mygtuką šalia jos.

B lauke nurodomi veiksmai B.1, kuriuos norime atlikti su A skirsnyje nurodytus kriterijus atitikusiais laiškais. Veiksmų sąrašą galime papildyti paspaudus + mygtuką esantį veiksmų lauke šalia vieno iš veiksmų. Aukščiau esančiame pavyzdyje nurodyta, kad bet kurio sąlygas nurodytas A skirsnyje atitinkančio laiško fonas laiškų sąraše bus nuspalvotas rausvai, laiškas bus perkeltas į nurodytos elektroninio pašto paskyros aplanką „sąskaitos“, „Mail“ aplikacijos piktograma esanti Dock juostoje šoktelės, Mac kompiuteris apie laišką informuos nurodytu garsu ir šiam laiškui daugiau nebus taikomis jokios taisyklės net jei jis ir atitiks kitose taisyklėse esančius kriterijus.

- Išmanūs aplankai ir jų grupės

Kitas būdas organizuoti elektroninius laiškus „Mail“ aplikacijoje yra išmanūs aplankai (smart mailbox) ir jų grupės (Smart mailbox folders).

Juose naudojamas principas labai panašus į naudojamą sąlygoms kuriant taisykles ir skiriasi tik tuo, kad nėra veiksmų dalies, nes vienintelis veiksmas, kurį atlieka išmanūs aplankai Mail aplikacijoje yra rodyti kriterijus atitinkančius laiškus.

Išmanusis aplankas kuriamas:

• iš „Mail“ aplikacijos meniu: Mailbox → New Smart Mailbox…
• atsidariusiame lange nurodykite kriterijus, kuriuos atitinkantys laiškai turėtų būti rodomi šiame aplanke.

Naudojant išmaniuosius aplankus laiškai lieka savo vietose, jiems tik pritaikomas atitinkamas filtras (jūsų nurodyti kriterijai) ir jie surenkami „į vieną vietą“ tik tam, kad juos lengviau būtų pasiekti.

Mano galva išmanūs aplankai labai patogi funkcija ir aš nemažai jų esu sukūręs „Mail“ aplikacijoje. Pavyzdžiui sukūriau aplanką ir pavadinau jį „Neskaityti laiškai“ - kaip ir sako pats pavadinimas - jame yra neskaityti laiškai. Šio aplanko pagalba man nereikia „nardyti“ o elektroninių laiškų gausą ieškant neskaitytų laiškų.

Kadangi „Mail“ aplikacija nesuteikia galimybės naudoti daugiapakopį kriterijų nustatymą, kaip „Finder“, todėl kartais tenka išmaniuosius aplankus apjungti į išmaniųjų aplankų grupes „Smart mailbox folders“. Pavyzdžiui jei turite panašaus pobūdžio laiškų (pvz. prenumeratos), tačiau nėra galimybės vienu kriterijumi nurodyti, kokie tai laiškai, nes reikia nurodyti ir adresą ir žodžius temos lauke - sukurkite išmanų aplanką nurodydami kelis kriterijus, tada sukurkite kitą išmanų aplanką - kitai prenumeratai ar prenumeratoms. Tai padarę apjunkite juos į išmanią grupę „Smart mailbox folder“:

• iš „Mail“ aplikacijos meniu: Mailbox → New Smart Mailbox Folder…
• suteikite šiam aplankui kokį nors prasmingą vardą, pavyzdžiui „prenumeratos“.
• pertempkite į jį išmanius aplanku, kuriuos norite jo pagalba apjungti.

Dabar paspaudę ant išmanių aplankų grupės pavadinimo matysite visų jame esančių išmanių aplankų rezultatus.

Savo „Mail“ aplikacijoje aš esu sukūręs tokius išmanius aplankus skirtingoms temoms: „darbo laiškai“, „neskaityti laiškai“, „trynimui“ ir t.t. Paskutinis išmaniųjų aplankų grupė turi keletą išmaniųjų aplankų, kurie surenka „po vienu stogu“ įvairias prenumeratas, kalendoriaus priminimus ir kitokius, tam tikrus nurodytus kriterijus atitinkančius laiškus. Tai nereiškia, kad aš jų neskaitau - aš juos skaitau, tačiau tai yra laiškai, kurių nėra prasmės saugoti elektroninio pašto dėžutėje ir šio išmanaus aplanko pagalba sugrupuotus laiškus man paprasta pažymėti visus kartu (nors jie siųsti skirtingais elektroninio pašto adresais ir kai kuriems jų buvo pritaikytos tam tikros taisyklės) ir, taip savo pašto dėžutėse paprastu būdu, negaištant laiko juos rankiojant, ištrinti.

Tikiuosi, tiems kas nesinaudojo šiomis „Mail“ galimybėmis ir nutarė, kad laikas nustoti kaupti šiukšles ir gaišti laiką ieškant reikalingų ar neperskaitytų laiškų, šie patarimai bus naudingi.