Paverskite macOS Mail aplikaciją jūsų pagalbininku

Daugelis „Mail“ aplikaciją naudoja kasdien. Tačiau ir tokių naudotojų tarpe yra nežinančių daugelio šios aplikacijos galimybių ar neišnaudojančių tų galimybių taip, kad „Mail“ aplikacija taptų tikru pagalbininku.

Elektroniniai laiškai jau kuris laikas kaip tapo mūsų ne tik bendravimo darbe, bet ir asmeninio bendravimo dalimi. Kas didesniais šūsniais, kas mažesniais, bet daugelis juos gauname kasdien. Nežiūrint to, kad el.laiškai tapo įprastine mūsų kasdienės rutinos dalimi, retas kuris norime gaišti laiką ilgai juos skaitydami ar į juos atsakinėdami.

Žemiau parašysiu kelis patarimus kaip organizuoti el.pašto darbą, kad šis netrukdytų užsiimti pagrindine veikla. Tikiu, kad daugelio skaitančių „Mac Arena“ straipsnius pagrindinė veikla nėra elektroninių laiškų skaitymas ir rašymas.

Disciplina ir taisyklės

Jau daug metų laikausi principo, kad „paštininkas pas mane beldžiasi“ du-tris kartus dienoje. Tai nereiškia, kad „Mail“ aplikacijos laiškų tikrinimą esu įjungęs į rankinį (Manual) režimą — taip nėra. Tačiau, nešokčioju į aplikaciją kaskart pasirodžius pranešimui apie gautą naują laišką, o ir pranešimus apie naujus laiškus apriboju iki pačių būtiniausių. Kitus, mažiau svarbius laiškus pamatysiu kai „prisėsiu prie pašto“.

Jau kuris laikas naudoju taisyklę, kad jei reikalas labai skubus — skambins, priešingu atveju galima parašyti SMS ar „iMessage“ žinutę ar atsiųsti elektroninį laišką. Laiškus peržvelgiu ir į juos atsakau ryte, kartais dienos viduryje ir vakare. Į skubius laiškus stengiuosi atsakyti greičiau.

Taisyklių „Mail“ aplikacijoje esu prisikūręs „gyvą velnią“ ir jos man puikiai tarnauja: automatiškai trindamos tam tikrus požymius atitinkančius laiškus, skirtingų tipų laiškus žymėdamos skirtingomis spalvomis, informuodamos mane apie svarbius laiškus ir t.t. Turiu ir kitokių taisyklių, tokių apie kurias „Mail“ aplikacija nežino. Viena tokių yra: aš retai atsakau į laiškus parašytus lietuviškai „šveplai“. Nebent juose yra prašymas paaiškinti kaip „Apple“ įrenginyje aktyvuoti lietuvišką klaviatūrą. Kadangi laiškų gaunu iš ties nemažai, tai neretai šveplai ir su visokiais „maneu ce geras daigtas bet neina padaryti…“ ir panašiai neretai net neskaitau iki galo.

„Mail“ aplikacijoje yra galimybė nurodyti pranešimai apie kokius gautus laiškus bus rodomi ir kaip bus rodomi. Taip pat yra galimybė juos išskirti spalvomis ar vėliavėlėmis, kad peržiūrint gautus laiškus jie išsiskirtų gautų laiškų lavinoje. Apie tai kaip naudotis „Mail“ aplikacijos taisyklių (Rules) funkcija rašiau prieš penkis metus ir šioje srityje daug pokyčių nėra, tad jei nesate susipažinę su šia „Mail“ galimybe informaciją apie tai rasite straipsnio „Elektroninio pašto organizavimas OS X Mail įrankių pagalba“ antroje dalyje, nors daug kam vertėtų susipažinti ir su pirmąja straipsnio dalimi.

Neleiskite elektroniniams laiškams jūsų blaškyti

Elektroniniai laiškai gali būti ne tik naudingi ar įdomūs — jie gali ir blaškyti. Periodiškai pasigirstantis naujo elektroninio laiško garsas neretai gali atitraukti nuo atliekamo darbo ir taip mažinti darbo efektyvumą ir kokybę.

• Mano galva per dažnas laiškų tikrinimas nėra geras dalykas. Jei iš tiesų labai svarbi kiekviena akimirka gaunant laišką — galima palikti ir automatinį el.pašto tikrinimą, bet tada tikrai reikėtų atjungti pranešimų apie gautus naujus laiškus garsą.
• Garsas gavus kiekvieną laišką taip pat vienas iš dėmesį blaškančių dalykų.
• Svarbius laiškus siunčiantiems galima sukurti specialias taisykles ir kai „Mail“ aplikaciją pasieks tokio siuntėjo laiškas, priklausomai nuo nustatymo gali būti ir garsinis signalas, ir „Mail“ aplikacijos piktograma pradės šokčioti „Dock’o“ juostoje, ir toks laiškas bus išskirtas specialia nurodyta spalva el.laiškų sąraše.
• Per dažnas laiškų tikrinimas yra perteklinis dalykas. „Mail“ aplikacijoje nustačius apklausti el. pašto serverius ir patikrinti naujus laiškus kas 15–30 minučių turėtų stipriai sumažinti dėmesio blaškymą ir nenuskriausti laiškų siuntėjų (nebent jie ne itin protingi ir mano, kad kiti nieko kito neveikia, o tik sėdi nosis įbedę į ekraną ir laukia el.laiško). Rankinio el.pašto tikrinimo (Manual) taip pat nerekomenduočiau naudoti, nes taip galima praleisti ir svarbų laišką.
• Svarbių laiškų siuntėjus galima apjungti į VIP’ų grupę ir aplikacijai nurodyti pranešimu informuoti apie šios grupės narių atsiųstą laišką. Kas taps tos grupės nariais priklauso nuo to namie ar darbe naudojate „Mail“ aplikaciją. Nepersistenkite su VIP grupės nariais ir jei dirbate prie tam tikro projekto ir to projekto narius įtraukėte į VIP’us — projektui pasibaigus nepamirškite jų iš tos grupės pašalinti. Jei „Apple“ nieko nepakeitė „Mail“ aplikacijoje „Mac“ kompiuteriuose VIP grupėje gali būti 100 adresų. Daugeliui tai daugiau nei gana. Kaip pridėti adresą prie „Mail“ VIP grupės ar jį pašalinti — skaitykite straipsnyje „Kaip sukurti VIP kontaktų sąrašą macOS“.

El. pašto tikrinimo „Mail“ aplikacijoje nustatymus rasite iš aplikacijos meniu pasirinkę Mail → Preferences arba pasinaudoję klavišų kombinacija Cmd ⌘-, ir aktyvavę General skiltį.

„Mail“ aplikacija jums išsiunčiant elektroninį laišką „pasinaudoja situacija“ ir patikrina ar nėra naujų laiškų el.pašto serveriuose.

Raskite viską

Įprastai „Mac“ kompiuterių naudotojai, kai jiems reikia ką nors rasti aplikacijoje automatiškai spaudžia Cmd ⌘-F klavišą. Tačiau, „Mail“ aplikacijoje ši klavišų kombinacija bus naudinga tik tuo atveju jei reikia rasti žodį pažymėtame el.laiške.

„Mail“ aplikacijos naudotojai žino kad galima pasinaudoti išmania paieška įvedat skirtingus paieškos kriterijus laukelyje esančiame dešinėje aplikacijos įrankių juostos pusėje. Tačiau, man atrodo, kur kas patogiau yra nepakeliant rankos nuo klaviatūros paspausti Cmd ⌘-Alt/Option ⌥-F klavišų kombinaciją, kuri žymeklį automatiškai perkels į paieškos „Mail“ aplikacijoje laukelį.

Įprastai, „Mail“ aplikacija ieško žodžio ar frazės kurį įrašote paieškos lauke. Tačiau aplikacija atpažįsta ir kai kuriuos žodžius ir elgiasi atitinkamai. Pavyzdžiui parašius December be to, kad bus ieškoma laiškų, kuriuose paminėtas šis žodis, „Mail“ aplikacija ieškos ir laiškų, kurių data yra gruodžio mėnuo.

Jei žinote daugiau informacijos apie ieškomą laišką — ją taip pat nesunku nurodyti paieškos lauke. Galima įvesti ir konkrečią datą, pavyzdžiui 21/02/2018.

Panašiai galite paieškos lauke rinkti attachement ir paieška pasiūlys ieškoti laiškų su prisegtais failais.

Ankstesni laiškų gavėjai

Ne visi, kuriems siunčiame laiškus yra mūsų adresų knygoje. Norėdami peržiūrėti sąrašą adresų, kuriems esate siuntę laiškus:

1. Mail aplikacijos meniu pasirinkite Window
2. Paspauskite ant Previous Recipients

Šiame sąraše taip pat galite vykdyti paiešką. Jei kontaktas yra jūsų adresų knygoje — šalia jo vardo matysite specialią piktogramą. Jei piktogramos nėra — kontakto ar tokio jo elektroninio pašto adreso „Contacts“ aplikacijoje neturite.

Sąrašas greičiausiai bus ilgas, nes jame bus visi adresatai, kuriems kada nors rašėte el.laišką. Sąraše yra galimybė patalpinti adresą į „Contacts“ aplikaciją, surūšiuoti sąraše esančius adresus pagal vardą, adresą ar paskutinio tam žmogui siųsto el.laiško laiką.

Tiesa, galimybės šį sąrašą eksportuoti „Apple“ nenumatė. Šio sąrašo persikelti ir peržiūrėti „Numbers“ aplikacijoje nepavyks, nebent žinote kur tas sąrašas sistemoje yra išsaugotas ir mokate elgtis su SQL duomenų bazėmis.

Nukreipti vietoje persiųsti

Neretai, daugiau bendraujantiems el.pašto pagalba tenka laišką persiųsti kitam asmeniui. Kokie 99 proc. naudotojų tam tikslui naudoja persiuntimo (Forward) funkciją. Jei persiuntus laišą tikimasi, kad žmogus, kuriam jį persiuntėte turėtų atsakyti tiesiogiai laiško siuntėjui - Forward nėra tinkamiausias būdas laiško persiuntimui.

Vietoje to reikėtų naudoti „nukreipimo“ (Redirect) funkciją. Gavus taip persiųstą laišką, paspaudus „atsakyti“ (Reply) ar „atsakyti visiems“ (Reply to All), laiškas bus išsiųstas originaliam laiško siuntėjui. Jei laiškui persiųsti buvo panaudotas Forward būdas — gavėjo adreso lauke bus jį persiuntusio, o ne jį atsiuntusio žmogaus el.pašto adresas.

Plačiau apie tai kaip veikia „Redirect“ funkcija, kaip įdėti jos piktogramą į „Mail“ įrankių juostą ir kokis šiai funkcijai priskirta klavišų kombinacija — skaitykite straipsnyje Viena naudinga OS X Mail aplikacijos funkcija.

Jei gavėjas nemato prisegtų paveikslėlių

Greičiausiai, jei naudojate „Mail“ aplikaciją, „Mac“ kompiuteryje nesate susidūrę su situacija kai nematote jums atsiųsto paveikslėlio. Tačiau, jei paveikslėlius tenka siųsti žmonėms naudojantiems PC ir „Windows“, ko gero teko ne kartą iš jų išgirsti, kad jie arba nemato prisegto paveikslėlio arba paprasčiausiai negali jo išsaugoti kompiuteryje.

Aš nekalbu apie tuos atvejus, kai failą prisegti prie laiško pamirštame iš tiesų (gana dažnas atvejis).

Kartais prisegant prie laiško paveikslėlį už „Windows PC“ sėdintis žmogelis paveikslėlio nemato, o kartais jį mato, tačiau jis yra patalpintas kaip foninis vaizdas ir nebandant nusilaužti pirštų į „Windows“ klaviatūrą nėra jo kaip atsegti nuo laiško ir išsaugoti kompiuteryje. Taip nutinka gana dažnai ir „Microsoft“ su „Apple“ vienu ar kitu būdu turėtų šią problemą išspręsti, o kol taip nenutiko — geriausias būdas siųsti failus juos prisegant prie elektroninio laiško yra prieš tai juos suarchyvavus.

„Mac“ kompiuteryje suarchyvuoti failus yra paprasta:

• pažymite failą, jų grupę ar aplanką „Finder“ aplikacijoje
• paspaudžiate dešinį pelės klavišą
• atsidariusiame kontekstiniame meniu pasirenkate Compress X items arba Compress [failo pavadinimas]

Pabaigai

„Mail“ aplikacija yra patogus, nors dar ir tobulintinas, įrankis. Joje yra pakankamai funkcijų leidžiančių ją paversti pagalbininku, o ne trukdžių šaltiniu. Didelė dalis jos galimybių nėra paslėptos, tereikia atsidaryti nustatymus ir juos pritaikyti savo poreikiams.